Art. 163
(1) La nivelul Uniunii funcţionează următoarele registre:
a) Registrul naţional notarial de evidenţă a succesiunilor (RNNES), în care se înregistrează cauzele succesorale privind cetăţenii români, străini sau apatrizi cu ultimul domiciliu în străinătate, de pe urma cărora au rămas bunuri în România;
b) Registrul naţional notarial de evidenţă a liberalităţilor (RNNEL), în care se înregistrează toate actele de donaţie, dispoziţiile testamentare, revocarea lor, precum şi retractarea revocării acestora;
c) Registrul naţional notarial de evidenţă a opţiunilor succesorale (RNNEOS), în care se înregistrează toate actele notariale referitoare la acceptarea, respectiv renunţarea la moştenire;
d) Registrul naţional notarial de evidenţă a procurilor şi revocărilor acestora (RNNEPR), în care se înregistrează procurile/mandatele date în scopul încheierii de acte şi îndeplinirii de proceduri notariale, precum şi actele de revocare a acestora;
e) Registrul naţional notarial al regimurilor matrimoniale (RNNRM), în care se înscrie, pentru opozabilitate faţă de terţi, regimul matrimonial ales de soţi;
f) Registrul naţional notarial de evidenţă a creditorilor persoanelor fizice şi a opoziţiilor la efectuarea partajului succesoral (RNNEC), în care se înscriu, pentru opozabilitate faţă de terţi, cererile creditorilor cu privire la creanţele pe care le au faţă de o persoană fizică.
(2) Uniunea poate înfiinţa şi alte registre naţionale notariale necesare desfăşurării activităţii notarilor publici şi, respectiv, aplicării dispoziţiilor Codului civil, republicat, cu modificările ulterioare.
(3) Registrele naţionale notariale prevăzute la alin. (1) se ţin în format electronic şi pe suport hârtie de către Uniune.
(4) Transferul informaţiilor între notarii publici şi registrele naţionale notariale ţinute în format electronic se face numai pe suport electronic, în baza semnăturii electronice calificate a utilizatorului.
(5) Organizarea şi funcţionarea registrelor prevăzute la alin. (1) lit. a)-d) şi f), precum şi procedura de înscriere şi consultare a acestora se stabilesc prin decizie a Biroului executiv al Consiliului Uniunii.
SUBSECŢIUNEA a 2-a
Organizarea şi evidenţele activităţii notariale
A
Organizarea şi evidenţele biroului notarial
Art. 97
(1) Notarul public îşi exercită activitatea în cadrul unui birou notarial individual sau, în urma asocierii într-o societate profesională, în cadrul unui birou notarial asociat.
(2) În vederea exercitării activităţii, notarul public poate angaja personalul necesar, căruia îi poate delega, în scris, atribuţii administrative.
(3) Biroul notarial, indiferent de forma de organizare, are
Citește mai mult
obligaţia de a ţine lucrările de registratură, secretariat şi arhivă, precum şi o evidenţă financiar-contabilă pentru activitatea desfăşurată.Art. 98
Pentru desfăşurarea corespunzătoare a activităţii, sediul biroului notarial trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a) să asigure accesul liber şi neîngrădit al publicului la serviciul notarial;
b) întregul spaţiu să fie folosit pentru desfăşurarea activităţii notariale sau a altor activităţi compatibile, conform legii, cu profesia de notar public;
c) să aibă cel puţin o încăpere pentru desfăşurarea serviciilor de secretariat şi de primire a beneficiarilor serviciilor notariale, o încăpere pentru desfăşurarea activităţii de notar public, cu asigurarea confidenţialităţii discuţiei cu părţile, un spaţiu de arhivă corespunzător, care să asigure securitatea şi siguranţa arhivei;
d) să aibă avizele necesare desfăşurării activităţii şi lucrului cu publicul;
e) să fie dotat cu sisteme de siguranţă şi antiefracţie sau personal de pază;
f) să aibă expuse, la loc vizibil, firma şi programul de lucru;
g) să aibă afişată, în interiorul biroului, la loc vizibil, licenţa de funcţionare;
h) să aibă dotările tehnice şi infrastructura necesare prevăzute de art. 58.
Art. 99
(1) În cazul în care în cadrul biroului notarial funcţionează mai mulţi notari publici asociaţi, fiecare îşi exercită personal profesia şi răspunde individual pentru activitatea sa. Pentru activitatea administrativă şi financiar-contabilă, răspunderea notarilor publici asociaţi este solidară sau aceasta aparţine numai administratorului biroului, dacă în contractul de societate s-a prevăzut în mod expres.
(2) În cadrul biroului notarial cu mai mulţi notari publici asociaţi, cererea de îndeplinire a unei proceduri notariale poate fi soluţionată, pentru asigurarea celerităţii, de oricare dintre notarii publici, în orice fază a soluţionării acesteia, răspunderea îndeplinirii procedurii aparţinând notarului public care a finalizat-o.
Art. 100
Notarul public sau, în cazul societăţii profesionale, notarul public stabilit prin contractul de societate încheie contractele de muncă cu angajaţii biroului şi stabileşte, prin fişa postului, atribuţiile care le revin.
Art. 101
(1) Biroul notarului public funcţionează în toate zilele lucrătoare, conform programului de funcţionare, care se afişează la loc vizibil şi accesibil publicului. În cazul în care îndeplinirea unui act notarial nu suferă amânare, din motive temeinic justificate, acesta va putea fi îndeplinit şi în afara programului de lucru, la cererea părţii interesate.
(2) În cazul în care biroul notarului public are un sediu secundar, programul de funcţionare a acestuia va fi stabilit, în condiţiile prevăzute de art. 65 alin. (4), astfel încât să nu afecteze activitatea la sediul principal al biroului notarial.
Art. 102
(1) Indiferent de forma de organizare, biroul notarial are obligaţia să ţină următoarele registre pe suport hârtie:
a) registrul general notarial;
b) opisul registrului general;
c) registrul de succesiuni;
d) opisul registrului de succesiuni;
e) registrul de termene succesorale;
f) registrul de depozite;
g) registrul de proteste;
h) registrul de consultaţii juridice notariale;
i) registrul de traduceri, care se ţine de către birourile care au interpreţi şi traducători autorizaţi angajaţi;
j) registrul de divorţuri;
k) opisul registrului de divorţuri;
l) registrul de corespondenţă;
m) registrul de evidenţă a specimenelor de semnătură şi a parafelor interpreţilor şi traducătorilor autorizaţi, depuse la biroul notarial;
n) registrul unic de control, în care organele abilitate de lege pentru efectuarea controlului, inclusiv controlul profesional administrativ, vor înscrie perioada şi obiectivele controlului;
o) registrele financiar-contabile prevăzute de legislaţia în materie;
p) registrele pentru evidenţa activităţii arhivistice prevăzute de lege.
(2) Modul de înscriere în registre, gestionare, conservare şi achiziţionare a acestora se stabileşte prin hotărâre a Consiliului Uniunii.
Art. 103
Sediul secundar al notarului public sau, după caz, al societăţii profesionale are evidenţe şi registre notariale proprii prevăzute de prezentul regulament, cu excepţia registrelor privind evidenţa financiar-contabilă, care este comună cu cea a sediului principal.
Art. 104
Notarul public are obligaţia întocmirii şi transmiterii evidenţelor statistice ale lucrărilor şi operaţiunilor notariale în modul stabilit de către Consiliul Uniunii, prin hotărâre, atât acesteia, cât şi Camerei în care îşi desfăşoară activitatea.
Art. 105
(1) Situaţia statistică trebuie să corespundă întocmai cu datele cuprinse în registrele notariale şi evidenţele financiar-contabile. Notarul public care semnează situaţiile statistice poartă întreaga răspundere a datelor comunicate.
(2) În cazul în care, în situaţia statistică lunară depusă de biroul notarial, nu apare menţionat ca fiind instrumentat niciun act sau procedură notarială, Colegiul director al Camerei va dispune verificări şi luarea măsurilor care se impun, cu excepţia cazului în care, în luna respectivă, biroul notarial nu a funcţionat, întrucât notarul ori notarii publici s-au aflat în concediu şi au înştiinţat Camera despre acest fapt.
Art. 106
(1) Notarii publici asociaţi pot ţine evidenţe, contabilitate şi arhivă în comun, în condiţiile stabilite în contractul de societate, iar cererile şi procedurile notariale cu care este învestit biroul pot fi soluţionate de oricare dintre notarii publici asociaţi.
(2) Notarii publici asociaţi pot ţine evidenţe, contabilitate şi arhivă distinct, pentru fiecare asociat, în conformitate cu contractul de societate, numai în situaţia în care fiecare dintre aceştia a fost numit în aceeaşi localitate şi în aceeaşi circumscripţie a judecătoriei.
Art. 107
(1) În cazul desemnării de către preşedintele Colegiului director al Camerei a unui notar public, în condiţiile art. 49 lit. c) din lege, pentru asigurarea serviciilor notariale la un birou notarial din circumscripţia altei judecătorii, cererile şi procedurile notariale se evidenţiază în registrele notarului public înlocuit, precizându-se numele notarului public care le-a îndeplinit.
(2) Perioada de desemnare a notarului public, potrivit legii, nu poate depăşi 30 de zile şi nu se poate dispune în cazul încetării sau suspendării activităţii notarului public înlocuit.
(3) Impozitul pe venitul rezultat din transferul proprietăţii şi tariful de publicitate imobiliară aferente procedurilor efectuate se încasează în numele notarului public înlocuit şi se depun sau se virează, după caz, în contul acestuia.
(4) Răspunderea pentru calcularea şi încasarea impozitului pe venitul rezultat din transferul proprietăţii şi a tarifului de publicitate imobiliară revine notarului public instrumentator, iar răspunderea pentru virarea acestora la buget, în condiţiile legii, revine notarului public înlocuit.
(5) Onorariul pentru serviciul efectuat se încasează de notarul public instrumentator şi se înscrie în evidenţele sale financiar-contabile.
(6) În situaţia în care preşedintele Colegiului director al Camerei desemnează un notar public din aceeaşi circumscripţie judecătorească pentru continuarea activităţii unui birou notarial, lucrările în curs se transferă la notarul public instrumentator, desemnat în baza unui proces-verbal constatator.
B
Evidenţele Camerei Notarilor Publici
Art. 108
La nivelul fiecărei Camere sau la sediile secundare ale acestora se ţine Registrul de evidenţă a procedurilor succesorale, administrat de către compartimentul care are atribuţia ţinerii evidenţelor cauzelor succesorale de competenţa notarilor publici care îşi desfăşoară activitatea în Camera respectivă.
Art. 109
În registrul prevăzut la art. 108 se înregistrează toate cererile de deschidere a procedurilor succesorale care se soluţionează de către notarii publici care îşi desfăşoară activitatea în cadrul Camerei.
Art. 110
(1) În Registrul de evidenţă a procedurilor succesorale se înscriu următoarele menţiuni:
a) numărul şi data înregistrării cererii de verificare şi înregistrare a cauzei succesorale;
b) numele şi prenumele defunctului;
c) data decesului (zi/lună/an);
d) ultimul domiciliu al defunctului, prin menţionarea localităţii şi a adresei, indicate în certificatul de deces;
e) codul numeric personal al defunctului, iar în situaţia în care nu este menţionat, data naşterii acestuia;
f) numărul de înregistrare şi data cererii formulate de biroul notarial;
g) denumirea biroului notarial, în cazul societăţilor profesionale, sau, în cazul biroului individual, numele notarului public căruia i-a fost atribuită cauza succesorală spre soluţionare;
h) numărul şi data certificatului sau adeverinţei eliberate de registru;
i) numărul şi data dosarului succesoral, precum şi numărul şi data soluţiei date de notarul public;
j) observaţii.
(2) Cererea de verificare şi înregistrare a procedurii succesorale va fi semnată şi, după caz, ştampilată de către solicitant şi va cuprinde, în mod obligatoriu, elementele prevăzute la art. 110 alin. (1) lit. b)–g).
(3) În situaţia în care registrul se ţine în format electronic, nu mai este necesară ţinerea opisului alfabetic.
Art. 111
Procedura de înregistrare, verificare şi transfer a cauzelor succesorale în curs de soluţionare, precum şi modelul registrului prevăzut la art. 108 şi formularistica aferentă se stabilesc prin regulamentul-cadru aprobat de Consiliul Uniunii.
Art. 112
La nivelul fiecărei Camere se ţin, în format electronic sau pe suport hârtie, şi următoarele registre şi evidenţe:
a) registrul general de corespondenţă şi mapele cuprinzând documentele înregistrate în acesta, în care se înregistrează toate documentele care nu se regăsesc în celelalte registre;
b) registrul de evidenţă a hotărârilor Adunării generale a Camerei;
c) registrul de evidenţă a deciziilor Colegiului director al Camerei;
d) registrul de evidenţă a dispoziţiilor preşedintelui Colegiului director al Camerei;
e) registrul de evidenţă a stenogramelor sau a proceselor-verbale ale şedinţelor organelor de conducere;
f) registrul de evidenţă a notarilor publici şi birourilor notariale, precum şi mapele cuprinzând documentele înregistrate în acesta, în care se înregistrează documentele privind evidenţa notarilor publici;
g) registrul de evidenţă a arhivelor create de notarii publici, ale cărui informaţii se postează pe paginile de internet ale Camerelor şi Uniunii;
h) registrele apostilă şi supralegalizare şi mapele aferente;
i) registrul de evidenţă a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, a încheierilor de îndreptare a erorilor materiale şi de completare a omisiunilor vădite, a reconstituirilor şi duplicatelor eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale şi aflate în arhiva Camerei;
j) registrul de evidenţă a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei;
k) registrul de audienţe;
l) registrul de evidenţă a contractelor încheiate de Cameră şi a facturilor emise de Cameră şi furnizori;
m) registrele pentru evidenţa activităţii financiar-contabile prevăzute de lege şi mapele aferente;
n) registrele pentru evidenţa activităţii arhivistice prevăzute de lege.
Art. 113
În situaţia în care Camera are mai multe sedii secundare, la nivelul fiecărui sediu se vor ţine, în funcţie de activitatea desfăşurată, şi următoarele registre şi evidenţe:
a) registrul de corespondenţă şi mapele cuprinzând documentele înregistrate în acesta, în care se înregistrează toate documentele care nu se înregistrează în celelalte registre;
b) registrul de control, în care se înregistrează controalele efectuate la sediul secundar şi mapele cuprinzând actele de control aferente;
c) registrul de evidenţă a hotărârilor de anulare a actelor sau procedurilor notariale, încheierile de îndreptare a erorilor materiale şi de completare a omisiunilor vădite, reconstituirile şi duplicatele eliberate de pe actele întocmite în mai multe exemplare originale şi aflate în arhiva Camerei;
d) registrul de evidenţă a copiilor simple sau certificate de pe actele originale aflate în arhiva Camerei;
e) registrele apostilă şi supralegalizare şi mapele aferente;
f) registrul de evidenţă a contractelor încheiate de Cameră şi a facturilor emise de Cameră şi furnizori;
g) registrele pentru evidenţa activităţii financiar-contabile stabilite de Cameră;
h) registrele pentru evidenţa activităţii arhivistice prevăzute de lege.
Art. 114
Modelul registrelor prevăzute la art. 112 şi 113, formularistica utilizată, precum şi modul de înscriere, conservare şi achiziţionare a acestora se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Uniunii.
C
Evidenţele Uniunii Naţionale a Notarilor Publici
Art. 115
La nivelul Uniunii se ţin, în format electronic sau pe suport hârtie, următoarele registre şi evidenţe:
a) registrul general de corespondenţă şi mapele cuprinzând documentele înregistrate în acesta, în care se înregistrează toate documentele care nu se regăsesc în celelalte registre;
b) RNENP, în care se înregistrează toate documentele cu privire la evidenţa notarilor publici şi licenţa de funcţionare, precum şi mapele cuprinzând documentele înregistrate în acesta;
c) registrul de evidenţă a hotărârilor şi rezoluţiilor Congresului notarilor publici;
d) registrul de evidenţă a hotărârilor Consiliului Uniunii;
e) registrul de evidenţă a deciziilor Biroului executiv al Consiliului Uniunii;
f) registrul de evidenţă a dispoziţiilor preşedintelui Uniunii;
g) registrul de evidenţă a stenogramelor şedinţelor organelor de conducere;
h) registrul de evidenţă a specimenelor de semnătură ale persoanelor care aplică apostila şi supralegalizarea la nivelul Camerelor;
i) registrul de audienţe;
j) registrul de evidenţă a contractelor încheiate de Uniune şi a facturilor emise de Uniune şi de furnizori;
k) registrele pentru evidenţa activităţii financiar-contabile şi de personal prevăzute de lege şi mapele aferente acestora;
l) registrele pentru evidenţa activităţii arhivistice prevăzute de lege;
m) registrul de evidenţă a sigiliilor şi siglelor Camerelor şi Uniunii.
Art. 116
Procedura şi metodologia de achiziţionare şi gestionare a registrelor şi evidenţelor Uniunii se aprobă de către Biroul executiv al Consiliului Uniunii prin Regulamentul de organizare şi funcţionare al Uniunii.
Art. 117
(1) La nivelul Uniunii se ţin, în format electronic, şi următoarele registre şi evidenţe administrate de către CNARNN:
a) Registrul naţional notarial de evidenţă a succesiunilor (RNNES), în care se înregistrează cauzele succesorale privind cetăţenii români, străini sau apatrizi cu ultimul domiciliu în străinătate, de pe urma cărora au rămas bunuri în România;
b) Registrul naţional notarial de evidenţă a liberalităţilor (RNNEL), în care se înregistrează toate actele de donaţie, dispoziţiile testamentare, revocarea lor, precum şi retractarea revocării acestora;
c) Registrul naţional notarial de evidenţă a opţiunilor succesorale (RNNEOS), în care se înregistrează toate actele notariale referitoare la acceptarea, respectiv la renunţarea la moştenire;
d) Registrul naţional notarial de evidenţă a procurilor şi revocărilor acestora (RNNEPR), în care se înregistrează procurile/mandatele date în scopul încheierii de acte şi îndeplinirii de proceduri notariale, precum şi actele de revocare a acestora;
e) Registrul naţional notarial al regimurilor matrimoniale (RNNRM), în care se înscrie, pentru opozabilitate faţă de terţi, regimul matrimonial ales de soţi;
f) Registrul naţional notarial de evidenţă a creditorilor persoanelor fizice şi a opoziţiilor la efectuarea partajului succesoral (RNNEC), în care se înscriu, pentru opozabilitate faţă de terţi, cererile creditorilor cu privire la creanţele pe care le au faţă de o persoană fizică;
g) Registrul naţional de publicitate a maselor patrimoniale afectate exercitării în mod individual a profesiei (RNPMP), în care se înscriu, în condiţiile art. 33 din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările ulterioare (Codul civil), actele de constituire a maselor patrimoniale.
(2) Metodologia privind organizarea şi funcţionarea registrelor prevăzute la alin. (1) lit. a)–d), f) şi g), procedura de înscriere şi consultare a acestora, precum şi costurile pentru serviciile furnizate de către CNARNN se stabilesc prin decizie a Biroului executiv al Consiliului Uniunii.
SUBSECŢIUNEA a 3-a
Arhiva activităţii notariale
A
Arhivele notariale
Art. 118
(1) Arhivele notariale sunt constituite din totalitatea registrelor şi opiselor notariale, a actelor notariale şi a documentelor în temeiul cărora acestea au fost întocmite. Constituie arhive notariale şi totalitatea registrelor şi opiselor notariale, a actelor notariale şi a documentelor în temeiul cărora acestea au fost îndeplinite de fostele notariate de stat în perioada 1950–1995.
(2) Uniunea, Camerele şi birourile notariale au obligaţia să asigure integritatea arhivei notariale, proprietate a statului, şi să aloce resursele necesare pentru protejarea şi păstrarea acesteia în condiţii de siguranţă.
(3) Notarii publici au obligaţia de a organiza activităţile privind administrarea, utilizarea şi protejarea documentelor pe baza normativelor elaborate de către Uniune şi Camere şi avizate favorabil de Arhivele Naţionale.
(4) Notarii publici pot solicita consultanţă de specialitate în domeniul arhivistic notarial Camerei din care fac parte sau Uniunii, pentru organizarea unor măsuri de conservare, asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin.
(5) În caz de calamitate care a afectat arhiva notarială sau a provocat dispariţia unor acte din arhivă, notarul public informează de îndată Camera.
(6) Notarii publici au obligaţia de a se supune controlului de specialitate al Arhivelor Naţionale, Ministerului Justiţiei, Uniunii şi Camerei pentru verificarea respectării prevederilor legale privind arhiva notarială, în tot ciclul de viaţă al documentelor conservate.
Art. 119
(1) Notarii publici sunt obligaţi să păstreze arhiva la sediul biroului notarial, cu excepţia cazului în care s-a obţinut aprobarea Colegiului director al Camerei de conservare a acesteia, în întregime sau parţial, într-un alt spaţiu de arhivă.
(2) Spaţiul destinat păstrării arhivei notariale trebuie să asigure conservarea documentelor împotriva distrugerii, degradării, aducerii în stare de neîntrebuinţare, sustragerii sau abandonului, fiind avizat în acest scop de către Colegiul director al Camerei.
(3) Arhiva notarială poate fi conservată, cu avizul Colegiului director al Camerei, şi în depozitele de arhivă ale Camerei.
Art. 120
(1) Notarul public răspunde de depozitarea şi conservarea arhivei biroului notarial în condiţiile şi termenele stabilite de dispoziţiile legale privind Fondul Arhivistic Naţional. Arhiva se află în păstrarea unui secretar responsabil cu arhiva sau, după caz, a arhivarului angajat de notarul public.
(2) Actele notariale, înregistrările şi evidenţele biroului notarial se întocmesc şi arhivează pe suport hârtie. Acestea vor putea fi ţinute şi pe suport accesibil echipamentelor de prelucrare automată a datelor.
(3) Notarul public ţine lucrările de registratură, secretariat şi arhivă, precum şi o evidenţă financiar-contabilă pentru activitatea desfăşurată de biroul său.
(4) La fiecare birou notarial se vor ţine, potrivit nomenclatorului arhivistic, mape şi dosare cu următoarele documente:
a) actele şi procedurile notariale întocmite;
b) actele privind activitatea administrativă, de personal şi financiar-contabilă.
Art. 121
(1) Actele şi procedurile notariale prevăzute la art. 120 alin. (4) se vor constitui în vederea arhivării în mape şi dosare după cum urmează:
a) mapa cu acte autentice şi documentaţia care a stat la baza acestora;
b) mapa cu certificate de moştenitor, care cuprinde şi încheierea finală, în original şi, după caz, copia legalizată a testamentului olograf, procesul-verbal de constatare a stării materiale şi procesul-verbal de validare a testamentului, în original, precum şi inventarul succesoral;
c) mapa de alte soluţii în procedura succesorală, care cuprinde, în ordinea soluţionării, celelalte soluţii date în cauzele succesorale;
d) dosarul succesoral, care cuprinde certificatul de moştenitor, încheierea finală, în original, şi documentaţia necesară soluţionării;
e) mapa de divorţuri, care cuprinde încheierea privind soluţia pronunţată de notarul public cu privire la cererea de divorţ şi, după caz, un exemplar al certificatului de divorţ;
f) dosarul de divorţ, care cuprinde certificatul de divorţ, încheierea, în original, şi documentaţia necesară soluţionării;
g) mapele cu procedurile notariale şi actele neautentice, precum şi documentaţia care a stat la baza acestora;
h) mapele cu actele privind activitatea administrativă şi financiar-contabilă şi dosarele de personal.
(2) Mapele şi dosarele se constituie potrivit Nomenclatorului arhivistic şi Normelor arhivistice aprobate de Consiliul Uniunii.
Art. 122
În funcţie de modul de ţinere a evidenţelor notariale la nivelul biroului notarial individual sau al societăţii profesionale notariale, arhiva notarială poate fi comună ori separată. În cazul dizolvării societăţii, arhiva creată nu poate fi divizată sau fragmentată.
Art. 123
Pentru emiterea avizului de funcţionare de către Colegiul director al Camerei în vederea eliberării licenţei de funcţionare, biroul notarial va avea cel puţin o încăpere destinată depozitării arhivei, care trebuie să corespundă legislaţiei arhivistice.
Art. 124
(1) Actul original şi documentele care au stat la baza acestuia nu pot fi scoase din arhiva în care sunt păstrate decât în cazurile prevăzute de lege. În condiţiile legii, înscrisurile originale aflate în arhiva biroului notarului public pot fi cercetate de un magistrat, delegat în acest scop de autoritatea judiciară competentă.
(2) Instanţa nu va putea cere trimiterea în original a testamentelor depuse la notarii publici sau a altor înscrisuri originale care se găsesc în arhivele acestora. Se vor putea însă cere copii certificate ale acestora. Cercetarea acestor înscrisuri, dacă este necesară, se va face, cu citarea părţilor, de un judecător delegat sau, dacă înscrisul se găseşte în altă localitate, prin comisie rogatorie, de către instanţa respectivă.
(3) Prin excepţie, când procedura verificării înscrisurilor o impune, instanţa va putea ordona prezentarea testamentelor originale sau a altor înscrisuri originale, depuse la notari publici pentru efectuarea expertizei grafoscopice în laboratoarele de specialitate dacă expertiza actului nu se poate efectua la sediul arhivei.
(4) Actele notariale păstrate în original în arhivă se eliberează la cererea instanţei de judecată sau a parchetului în legătură cu cauzele penale aflate în curs, în condiţiile Codului de procedură penală. Dacă actele notariale sunt cercetate pentru fals, pot fi ridicate şi rămân la dosarul cauzei dacă sunt declarate ca false, cu obligaţia comunicării notarului public a hotărârii sau a ordonanţei procurorului; în caz contrar, actul se va restitui.
(5) Înscrisurile care constituie probe într-un proces penal pot fi scoase temporar din arhivele notariale numai la cererea procurorului sau a instanţei de judecată, în condiţiile Codului de procedură penală, pe bază de proces-verbal încheiat cu persoana delegată în acest sens.
(6) Înaintea scoaterii actului din arhiva notarială, notarul public face o copie legalizată, care se arhivează în locul actului, până când acesta va fi restituit în arhivă, operaţiune scutită de plata oricăror taxe şi onorarii.
(7) Scoaterea din arhivă a actelor notariale originale în orice alte cazuri şi modalităţi este interzisă, dacă prin lege nu se prevede altfel.
(8) Aceleaşi obligaţii revin şi persoanelor care sunt depozitare ale arhivei sau celor care acţionează cu titlu de custode provizoriu.
Art. 125
(1) Pentru soluţionarea unor reclamaţii, sesizări sau, după caz, acte ori proceduri notariale, Uniunea, Camerele, organul de control sau un notar public pot solicita copii şi informaţii în legătură cu acestea, cel căruia i s-a solicitat neputând opune secretul profesional cu privire la conţinutul actului şi al documentaţiei acestuia.
(2) Cererea de eliberare de copii ale unor înscrisuri sau de informaţii cu privire la acestea se face în scris de către Uniune, Cameră ori notarul public solicitant. Cererea trebuie să cuprindă menţiuni privind numărul de înregistrare, semnătura şi sigiliul solicitantului şi se transmite prin mijloace convenţionale de comunicare. Cel căruia i se adresează cererea are obligaţia de a transmite, de îndată şi întocmai, cele solicitate, cu excepţia testamentelor, care nu pot fi puse la dispoziţie fără dovada decesului testatorului.
Art. 126
(1) Notarul public este obligat să respecte dreptul părţilor actului notarial de a lua cunoştinţă de documentele care le privesc, aflate într-un dosar întocmit cu privire la acestea, şi de a obţine copii, certificate sau extrase ale acestor documente.
(2) Notarul public care deţine înscrisul ce face obiectul cererii prevăzute la alin. (1) are obligaţia să soluţioneze cererea în cel mai scurt timp posibil, iar în cazul în care refuză, să comunice în scris refuzul său motivat.
(3) În cazul în care notarul public refuză nejustificat eliberarea unei copii sau informaţii din arhiva notarială, solicitantul se poate adresa Camerei în vederea aprobării cererii de eliberare a înscrisului. Cererea aprobată prin decizia Colegiului director al Camerei este obligatorie pentru notarul public.
(4) Notarul public trebuie să răspundă, în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 30 de zile, oricărei solicitări a Colegiului director al Camerei, a Uniunii sau a organului de control, care vizează documente din arhiva biroului.
(5) Aceleaşi obligaţii revin şi notarilor publici ori Camerelor care sunt depozitarii arhivei sau care acţionează în calitate de custode provizoriu.
Art. 127
(1) Camerele deţin depozite de arhivă în care notarii publici pot depune, spre conservare şi administrare, arhiva notarială, integral sau parţial, conform aprobării Colegiului director al Camerei.
(2) După preluarea documentelor, Camera este obligată să respecte normele pentru prelucrarea şi asigurarea datelor cu caracter personal şi să protejeze interesele creatorului arhivei.
(3) Pentru administrarea şi protejarea arhivelor notariale, Camera are următoarele obligaţii:
a) să amenajeze depozite de arhivă, care să asigure condiţii împotriva distrugerii, degradării, aducerii în stare de neîntrebuinţare ori sustragerii documentelor conservate, avizate de către Arhivele Naţionale ale României, dotate cu sistemele de securitate necesare: sisteme antiefracţie; sisteme de detecţie şi stingere a incendiilor; sisteme de supraveghere video funcţionale;
b) să ia măsuri împotriva accesului neautorizat;
c) să asigure condiţii de securitate maximă din punctul de vedere al manipulării documentelor, pentru a asigura integritatea acestora şi securitatea informaţiilor pe întreg ciclul de depozitare şi transfer;
d) să supravegheze prestarea serviciilor, să asigure resursele umane, materiale, instalaţiile, echipamentele sau altele asemenea, pentru administrarea corectă a arhivei notariale;
e) să se supună, în tot ciclul de viaţă al documentelor conservate, controlului de specialitate al Uniunii, precum şi al Arhivelor Naţionale ale României, pentru verificarea respectării prevederilor legale.
Art. 128
(1) În condiţiile prevăzute de lege şi cu avizul Colegiului director al Camerei, o arhivă notarială poate fi preluată integral sau parţial de către un birou notarial din circumscripţia aceleiaşi judecătorii ori de către Camera în a cărei rază teritorială a funcţionat sau funcţionează notarul public care a creat arhiva respectivă.
(2) Arhiva notarială poate fi transferată numai în custodia altui birou notarial sau a Camerei. Sub sancţiunea ridicării licenţei de funcţionare, notarul public nu poate transfera arhiva în custodia altei entităţi sau persoane de drept public ori privat decât cele prevăzute în prezentul alineat.
(3) Preluarea în custodie a unei arhive notariale se face pe bază de proces-verbal de predare-preluare, care va atesta starea documentelor şi numărul lor, însoţit de inventarele documentelor aflate în arhivă, indicându-se şi individualizându-se documentele care lipsesc. În caz de urgenţă, predarea se poate face fără a se întocmi această documentaţie, care va fi realizată de către noul deţinător.
(4) Până la numirea unui custode provizoriu ori până la realizarea transferului definitiv, Colegiul director al Camerei poate solicita punerea sub sigiliu a arhivei care trebuie preluată în custodie.
(5) Orice persoană obligată la predarea unei arhive notariale către custodele stabilit trebuie să o predea acestuia de îndată ce avizul de numire a custodelui i-a fost notificat. În executarea acestei obligaţii, custodele desemnat poate solicita sprijinul organelor de ordine publică.
(6) Predarea unei arhive notariale către un alt notar public din circumscripţia aceleiaşi judecătorii vizează, în mod obligatoriu, toată arhiva notarială care este în posesia notarului public. Nu este permis transferul doar al unor părţi structurale din arhiva notarială predată.
(7) Arhiva financiar-contabilă se poate preda în custodie, spre conservare, unui alt birou notarial, Camerei sau organului fiscal competent.
(8) Cheltuielile ocazionate de predarea în custodie a arhivei sunt în sarcina aceluia care face predarea, cu excepţia cazurilor în care această operaţiune se produce la încetarea calităţii de notar public.
Art. 129
(1) Arhiva notarială se preia în custodie definitivă în următoarele situaţii:
a) la încetarea calităţii notarului public;
b) la schimbarea sediului biroului notarului public din localitatea în care îşi desfăşoară activitatea într-o localitate din cadrul aceleiaşi circumscripţii sau din altă circumscripţie judecătorească;
c) în cazul abandonului sau al administrării defectuoase;
d) la cererea notarului public.
(2) Prin administrare defectuoasă se înţelege:
a) refuzuri nejustificate de eliberare de copii din arhivă, de transmitere a documentelor către instituţiile îndreptăţite a solicita informaţii şi documente;
b) refuzuri nejustificate de a soluţiona cererile de îndreptare a erorilor materiale sau de completare a omisiunilor vădite din actele aflate în arhiva gestionată;
c) neconstituirea mapelor conform Nomenclatorului arhivistic;
d) păstrarea arhivei într-un spaţiu necorespunzător sau impropriu volumului de activitate.
(3) În cazul în care se constată administrarea defectuoasă a arhivei notariale, Colegiul director al Camerei identifică şi dispune măsuri concrete de remediere de către notarul public a neregularităţilor, precum şi un termen rezonabil, raportat la măsurile dispuse, de îndeplinire a acestora. Preluarea arhivei notariale în custodie definitivă se dispune numai dacă notarul public nu remediază, în termenul stabilit, neregularităţile constatate.
Art. 130
În situaţiile prevăzute de art. 129 alin. (2), transferul arhivei notariale se efectuează în cel mult 15 zile de la expirarea termenului stabilit în condiţiile art. 129 alin. (3). Colegiul director al Camerei poate acorda un termen suplimentar pentru transfer, dacă apreciază că circumstanţele justifică prelungirea termenului.
Art. 131
Procedura de preluare în custodie definitivă a arhivei notariale se stabileşte prin Nomele de administrare a arhivelor notariale, care se aprobă prin hotărâre a Consiliului Uniunii.
Art. 132
În cazul în care, în urma controalelor de specialitate, se constată o administrare defectuoasă a arhivei notariale, Colegiul director al Camerei poate să numească un custode provizoriu al acelei arhive sau poate hotărî transferul documentelor în custodia Camerei, cu respectarea dispoziţiilor art. 129 alin. (3) şi ale art. 130.
Art. 133
Camera poate percepe tarife pentru custodia asigurată, precum şi pentru depozitarea şi administrarea documentelor. Cuantumul tarifelor şi modalitatea de plată a acestora se stabilesc prin decizia Colegiului director al Camerei.
Art. 134
(1) Arhivele notariale sunt proprietatea statului, iar activităţile arhivistice notariale sunt de utilitate şi de interes public.
(2) Pe baza aprobării direcţiei competente a Arhivelor Naţionale, deţinătorii de arhive notariale pot păstra şi după expirarea termenului de depunere la Arhivele Naţionale ale României documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, dacă acestea le sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor.
(3) Arhiva notarială se păstrează în întregime, ca o singură unitate, evitându-se fragmentarea sau existenţa separată a părţilor de fond, precum şi includerea într-un fond a mai multor fonduri ori fragmente de fond.
(4) Documentele notariale, odată intrate în depozitele Camerelor, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepţia situaţiei în care au fost predate în custodie pe termen limitat.
Art. 135
(1) În activitatea sa, notarul public utilizează:
a) sigilii rotunde din cauciuc, cu stema României, cu un diametru de 35 mm, având inscripţionate: denumirea ţării – România, numele, prenumele şi calitatea de notar public, localitatea şi judeţul unde se află sediul biroului notarial;
b) matriţe timbru sec, cuprinzând inscripţiile stabilite prin hotărâre a Consiliului Uniunii;
c) ştampile şi parafe, de diferite forme şi inscripţii, cu şi fără denumirea biroului notarial şi/sau numele notarului public, specifice activităţii notariale: ştampilă de legalizare copie; ştampilă antet birou; ştampilă cu legenda „pagină neutilizată“; parafă cu numele, prenumele şi calitatea de notar public.
(2) Notarul public poate utiliza, în acelaşi timp, cel mult două sigilii notariale cu stema României, care se confecţionează cu amprentă sigilară unicat numai de Regia Autonomă „Monetăria Statului“ şi se diferenţiază prin numărul de steluţe din legendă.
(3) Sigiliile cu stema României, precum şi matriţele timbru sec se înregistrează înainte de utilizare în RNENP.
(4) Sigiliile cu stema României şi matriţele timbru sec se confecţionează în următoarele situaţii:
a) la numirea în funcţie a notarului public;
b) la schimbarea sau, după caz, modificarea numelui notarului public;
c) la schimbarea localităţii în care îşi are sediul biroul notarial;
d) în vederea înlocuirii celor uzate, pierdute sau sustrase.
(5) La suspendarea din exerciţiul funcţiei, notarului public îi revine obligaţia predării de îndată Camerei a sigiliilor notariale şi a matriţelor timbru sec utilizate în activitatea notarială, în vederea păstrării acestora pe perioada suspendării.
(6) La schimbarea sediului biroului notarului public din localitatea în care îşi desfăşoară activitatea într-o localitate din cadrul aceleiaşi circumscripţii sau din altă circumscripţie judecătorească, notarului public îi revine obligaţia predării, de îndată, Camerei a sigiliilor notariale şi a matriţelor timbru sec utilizate în activitatea notarială, în vederea păstrării acestora.
(7) Sigiliile se scot din uz în situaţia în care devin ilizibile sau greu lizibile în urma folosirii îndelungate, în cazul pierderii, sustragerii ori deteriorării. Sigiliile se scot din uz, după caz, şi în următoarele situaţii:
a) schimbarea numelui notarului public;
b) schimbarea denumirii biroului notarial, dacă se impune înlocuirea/modificarea;
c) schimbarea localităţii în care îşi are sediul biroul notarial.
(8) În cazul încetării calităţii notarului public, sigiliile notariale şi matriţele timbru sec se conservă pe o perioadă de 6 luni la Cameră, în vederea finalizării formalităţilor financiar-contabile şi de resurse umane, după care se casează conform dispoziţiilor legale.
(9) În cazul pierderii sau al sustragerii sigiliului cu stema României, notarii publici au următoarele obligaţii:
a) să înştiinţeze, în scris, imediat, Camera şi RNENP;
b) să publice pierderea şi să declare nulitatea acestora în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, şi într-un ziar de circulaţie locală şi naţională, în termen de 10 zile;
c) să înregistreze de îndată în RNENP modelul noului sigiliu, care va conţine elemente de diferenţiere faţă de cel pierdut sau dispărut;
d) să încheie un proces-verbal în care să consemneze împrejurările pierderii.
(10) O copie a procesului-verbal de constatare privind pierderea, deteriorarea, sustragerea sau scoaterea din uz se înaintează RNENP, pentru a fi luat în evidenţă.
Art. 136
(1) Uniunea şi Camerele au sigilii proprii, confecţionate din cauciuc, care au format rotund şi diametru de 35 mm, cu stema României, având inscripţionate denumirea ţării – România şi denumirea entităţii.
(2) Uniunea, precum şi fiecare Cameră pot utiliza, în acelaşi timp, mai multe sigilii proprii cu stema României, care se vor confecţiona cu amprentă sigilară unicat, numai la Regia Autonomă „Monetăria Statului“. Sigiliile Uniunii, precum şi sigiliile fiecărei Camere vor fi diferenţiate între ele prin numărul de steluţe din legendă. Numărul sigiliilor care se vor utiliza de către Uniune, precum şi de către fiecare Cameră se stabileşte prin regulamentul de organizare şi funcţionare a acestor entităţi.
(3) Sigiliile Uniunii şi ale Camerelor se înregistrează, înainte de utilizare, în registrul propriu de evidenţă a sigiliilor, în care se vor înscrie şi persoanele împuternicite să le utilizeze.
B
Arhivele de interes notarial
Art. 137
(1) Camera şi sediile secundare ale acesteia vor avea arhivă proprie şi vor putea deţine şi conserva atât arhiva fostelor notariate de stat, cât şi arhiva birourilor notariale, conform aprobării Colegiului director al Camerei.
(2) Camerele răspund de depozitarea şi conservarea arhivelor proprii în condiţiile şi termenele stabilite de dispoziţiile legale privind Fondul Arhivistic Naţional. Arhiva se află în păstrarea unui secretar responsabil cu arhiva sau, după caz, a arhivarului angajat în acest scop.
(3) Arhivele notariale transferate de către Cameră se organizează cu respectarea identităţii şi a integrităţii fondurilor şi/sau a fragmentelor de fonduri arhivistice preluate.
(4) Camerele au obligaţia de a conserva şi administra arhivele preluate, în condiţiile legii, putând elibera copii certificate de pe documentele aflate în arhivă, în condiţiile normelor de administrare a arhivelor notariale.
(5) Pentru eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate de pe actele din arhivele prevăzute la alin. (1), pentru îndreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vădite, precum şi pentru reconstituirea actelor notariale, Colegiul director al Camerei va desemna un notar public.
(6) Pentru eliberarea de copii certificate de pe actele din aceste arhive, Colegiul director al Camerei va desemna un angajat cu studii juridice al Camerei.
Art. 138
(1) Orice informaţii cu privire la actele notariale păstrate în arhivele Camerei sau ale birourilor notariale se eliberează numai persoanelor fizice şi juridice care au calitatea de părţi ale actului juridic, succesorilor şi reprezentanţilor acestora, precum şi acelora care justifică un drept sau un interes legitim, denumite în continuare persoane interesate.
(2) Informaţii cu privire la existenţa testamentului se eliberează persoanelor interesate numai după decesul testatorului, dovedit cu certificatul de deces, cu excepţia cazurilor în care cererea este formulată de testator însuşi.
Art. 139
(1) Camera poate elibera certificate şi copii de pe documentele pe care le deţine, la cererea formulată în nume propriu de către persoanele interesate, fizice sau juridice, de drept public ori privat.
(2) Persoanele interesate pot fi reprezentate în relaţia cu Camera de reprezentantul legal, de o persoană împuternicită prin procură autentică ori de avocat, în baza împuternicirii avocaţiale.
Art. 140
(1) Tarifele pentru eliberarea copiilor certificate şi a copiilor simple, precum şi scutirile sau reducerile de la plata acestui tarif se stabilesc prin hotărâre a Consiliului Uniunii.
(2) Tariful perceput pentru eliberarea copiilor reprezintă venit din activitatea Camerei.
(3) La solicitarea instituţiilor statului, Camerele vor elibera acestora, gratuit, copii certificate de pe documentele aflate în arhivă.
Art. 141
(1) Arhivele fostelor notariate de stat, create în perioada 1950–1995, deţinute de judecătorii sau de alte instituţii, cu excepţia celor deţinute de Arhivele Naţionale ale României, se predau Camerei din circumscripţia curţii de apel în care se află judecătoria sau instituţia deţinătoare.
(2) Camerele vor proceda la preluarea şi prelucrarea arhivelor prevăzute la alin. (1) în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a Legii nr. 77/2012 pentru modificarea şi completarea Legii notarilor publici şi a activităţii notariale nr. 36/1995.
(3) Preluarea arhivelor se face pe bază de procese-verbale de predare-preluare, însoţite de inventare arhivistice semnate de notarii publici desemnaţi de Camere şi de conducătorul instituţiei care deţine arhiva.
(4) Cheltuielile de inventariere şi de preluare sunt suportate de Camere.
(5) La solicitarea instituţiilor statului, Camerele vor elibera acestora, gratuit, copii certificate de pe documentele aflate în arhivă.
Art. 142
Arhiva Uniunii şi a entităţilor subordonate se păstrează în condiţiile şi pe duratele stabilite de dispoziţiile legale privind Fondul Arhivistic Naţional.