Art. 151
(1) Notarul public eliberează copii legalizate numai de pe înscrisurile originale prezentate de părţi, astfel cum au fost emise în starea lor iniţială, după confruntarea copiei cu originalul.
(2) În cazul legalizării copiei de pe acte de identitate sau titluri de călătorie, în încheierea de legalizare se va menţiona scopul în care urmează a fi folosită copia.
(3) Se pot legaliza copii atât de pe un înscris original în întregime, cât şi de pe părţi determinate ale acestuia, cu condiţia să nu se denatureze înţelesul integral al înscrisului.
(4) Pe copie, înainte de a se reda conţinutul actului, se va menţiona EXTRAS, iar în încheierea de legalizare a acesteia se va face menţiunea corespunzătoare.
(5) În cererea pentru legalizarea copiei se va identifica înscrisul, precizându-se numărul de exemplare cerut de parte. Un exemplar al copiei legalizate se va reţine la dosar.
(6) Copiile certificate/legalizate eliberate din arhivele notariale sunt valabile 6 luni.
(7) În încheiere se va arăta că s-au îndeplinit condiţiile esenţiale ale legalizării copiei, în sensul art. 84 lit. g), prin următoarele menţiuni:
a) atestarea conformităţii copiei cu înscrisul prezentat;
b) starea în care se află înscrisul;
c) semnătura secretarului care a făcut colaţionarea;
d) denumirea înscrisului aşa cum apare în acesta sau, în lipsă, o denumire corespunzătoare raportului juridic constatat de acel înscris.
(8) Dacă se legalizează un înscris sub semnătură privată sau din arhiva biroului notarial, în încheiere se va face menţiune expresă în acest sens.
(9) În cazul în care confruntarea copiei cu originalul înscrisului cere o pregătire de specialitate, copia se va elibera numai pe baza confruntării efectuate de către un expert desemnat de notar, potrivit legii. În acest caz, încheierea este semnată şi de expert.
(10) Copii legalizate din arhiva biroului notarial de pe actele emise de notarul public se eliberează numai părţilor, succesorilor şi reprezentanţilor acestora, precum şi celor care justifică un drept sau un interes legitim. Fotocopierea se face de pe originalul din arhivă, cu toate menţiunile şi modificările aduse originalului până la data eliberării copiei legalizate.
(11) În vederea legalizării copiei unui înscris original întocmit într-o altă limbă decât cea română, acel înscris va fi tradus în limba română de un traducător şi interpret autorizat. Copia legalizată de pe înscrisul original, însoţită de traducerea în limba română, va fi eliberată părţii în numărul de exemplare solicitat. Un exemplar din acestea se păstrează în arhiva notarului.
SUBSECŢIUNEA a 4-a
Legalizarea copiilor de pe înscrisuri
Art. 311
(1) Cererea pentru legalizarea copiei de pe un înscris cuprinde numele, prenumele şi adresa solicitantului, identificarea înscrisului a cărui copie se cere a fi legalizată şi numărul de exemplare cerut.
(2) Un exemplar al copiei legalizate se reţine la dosar.
(3) Nu se pot elibera copii legalizate de pe înscrisurile care conţin corecturi, ştersături, adăugări, cuvinte tăiate sau alte particularităţi, dacă nu sunt confirmate prin semnătura
Citește mai mult
şi sigiliul autorităţii care le-a întocmit sau, după caz, semnătura părţilor.(4) În cazul în care înscrisul prezintă alte particularităţi care nu afectează conţinutul sau forma actului ori acesta este plastifiat, în încheierea de legalizare a copiei se fac menţiunile corespunzătoare acestor particularităţi.
(5) Identificarea persoanei care solicită eliberarea copiei legalizate nu este obligatorie.
(6) La cererea părţilor, a succesorilor sau reprezentanţilor acestora, precum şi a altor persoane care justifică un drept sau un interes legitim, notarul public eliberează copii legalizate de pe actele originale existente în arhiva biroului notarial. Pentru actele notariale întocmite în mai multe exemplare originale, copia legalizată din arhivă se eliberează de pe exemplarul original aflat în arhivă. Pentru actele notariale întocmite într-un singur exemplar original, copia legalizată din arhivă se eliberează de pe duplicatul actului aflat în arhivă.
(7) Copia legalizată din arhivă va cuprinde toate menţiunile făcute pe actul notarial original din arhivă în intervalul cuprins între data întocmirii actului original şi data întocmirii copiei legalizate, cum ar fi rectificări, revocări totale sau parţiale ori anulări. Dacă originalul actului a fost rectificat, copia legalizată cuprinde atât textul actului original, cât şi al încheierii de rectificare.
(8) Dispoziţiile alin. (7) se aplică în mod corespunzător şi în cazul copiilor certificate eliberate de pe actele notariale aflate în arhivele Camerelor.
Art. 312
(1) Se pot legaliza copii atât de pe un înscris în întregime, cât şi de pe părţi determinate ale acestuia, cu condiţia să nu se denatureze înţelesul integral al înscrisului.
(2) Pe copia legalizată şi în încheierea de legalizare a acesteia se face menţiunea corespunzătoare.
Art. 313
Dacă se eliberează o copie legalizată de pe un înscris sub semnătură privată, încheierea cuprinde menţiunea că înscrisul de pe care s-a eliberat copia este sub semnătură privată.
Art. 314
(1) Textul copiei care urmează să fie legalizată trebuie scris în continuare, fără spaţii libere, în afară de cazul în care pentru întocmirea copiei se folosesc imprimate tipizate sau fotocopii.
(2) Pentru a se înlătura posibilitatea unor denaturări ulterioare în copiile legalizate, imediat după textul înscrisului care se legalizează se aplică parafa cu textul: „legalizarea pe verso“ sau, după caz, „urmează în continuare legalizarea“.
Art. 315
(1) Încheierea de legalizare a copiei de pe un înscris întocmit într-o altă limbă decât cea română se semnează de notarul public care a făcut confruntarea, în cazul în care limba străină este limba sa maternă sau pentru care a fost autorizat ca interpret şi traducător. În cazul în care confruntarea se face de către un interpret şi traducător autorizat, încheierea se semnează de acesta în faţa notarului public, în afară de cazul în care interpretul şi traducătorul autorizat are depus specimenul de semnătură la biroul notarial. La încheiere se anexează traducerea în limba română a înscrisului, certificată de traducătorul autorizat.
(2) Copia înscrisului tradus în limba română se anexează la exemplarul traducerii acestuia, care rămâne în arhiva notarului public.
Art. 316
(1) Copia legalizată a unui înscris pentru a cărei colaţionare cu originalul se cere o pregătire de specialitate se eliberează pe baza colaţionării de către un expert desemnat de notarul public.
(2) În cazul prevăzut la alin. (1), încheierea de legalizare se semnează de notarul public şi de expert.
Art. 317
(1) Încheierea de legalizare de pe copiile care se eliberează părţilor se scrie, după caz, pe versoul înscrisului care se legalizează, dacă acesta are o singură filă, sau în continuarea acestuia, în cazul în care textul este scris şi pe verso sau pe mai multe file în continuare.
(2) Înscrisul cuprinzând mai multe file va fi cusut, legat sau broşat. În acest caz, precum şi dacă pentru întocmirea încheierii se foloseşte un adaos, sigiliul notarului public se aplică între filele înscrisului şi, respectiv, parte pe fila înscrisului, parte pe adaosul folosit în condiţiile prezentului regulament.
Referitor la temeiul legal, potrivit Art. 80 alin. 4 din Legea 36/1995, "în vederea îndeplinirii obligaţiilor ce-i revin [...] notarul public [...] va putea solicita şi obţine de la organul fiscal competent al autorităţii administraţiei publice locale certificatul fiscal emis pe suport hârtie sau în format electronic."