Art. 9 HG 64/2011
Exercitarea atributiilor de stare civila
Art. 9
(1) Presedintele consiliului judetean si primarul general al municipiului Bucuresti, prin structura de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv prin structura de stare civila a Directiei Generale de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bucuresti, denumita in continuare D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., organizeaza indrumarea si controlul metodologic al activitatii de stare civila realizata de personalul cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., precum si de ofiterii de stare civila din cadrul primariilor, exercitand in acest sens urmatoarele atributii:
a) organizeaza instruirile de pregatire profesionala a personalului cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., precum si a ofiterilor de stare civila din cadrul primariilor de pe raza judetelor/municipiului Bucuresti;
b) intocmeste, la inceputul fiecarui an, programul de desfasurare a instructajelor; data si locul desfasurarii acestora se comunica D.E.P.A.B.D., precum si Directiei Generale pentru Relatia cu Comunitatile Locale din cadrul Ministerului Administratiei si Internelor;
c) analizeaza lunar/semestrial activitatile desfasurate de personalul cu atributii de stare civila din cadrul S.P.C.L.E.P., precum si de ofiterii de stare civila din cadrul primariilor;
d) participa la intocmirea materialelor de analiza, a testelor si aplicatiilor practice;
e) tine evidenta si arhiveaza registrele de stare civila - exemplarul II, depuse de catre S.P.C.L.E.P. sau, dupa caz, de primariile competente care au in pastrare exemplarul I;
f) intocmeste necesarul de registre si de certificate de stare civila, precum si de cerneala speciala, pentru anul urmator, pe care il comunica, anual, D.E.P.A.B.D.;
g) asigura tiparirea formularelor auxiliare si distribuirea acestora, precum si distribuirea celor prevazute la lit. f) S.P.C.L.E.P. si primariilor din judet, contra cost;
h) desemneaza un reprezentant care sa participe la concursurile pentru incadrarea personalului de specialitate in domeniul starii civile din cadrul S.P.C.L.E.P. si al primariilor si asigura instruirea persoanelor carora urmeaza a li se delega exercitarea atributiilor de stare civila, conform prevederilor art. 3 alin. (3) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila, republicata, cu modificarile ulterioare;
i) asigura spatiile si amenajarile corespunzatoare pentru conservarea si pastrarea in conditii optime si de securitate a documentelor si imprimatelor de stare civila pe care le au in pastrare;
j) asigura prezenta unui reprezentant la predarea-preluarea gestiunii de stare civila, la schimbarea din functie a personalului cu atributii de stare civila sau cand, din diferite motive, acesta trebuie inlocuit pe o perioada mai mare de 30 de zile;
k) primesc anual de la D.E.P.A.B.D. si distribuie S.P.C.L.E.P. si primariilor listele cu coduri numerice personale precalculate; in cazul epuizarii acestora, pentru anul in curs, solicita alocarea unor secvente suplimentare, de la structura judeteana a D.E.P.A.B.D.
(2) Presedintele consiliului judetean si primarul general al municipiului Bucuresti, prin structura de stare civila din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., realizeaza cel putin o data pe an activitati de control asupra tuturor inregistrarilor de stare civila din cadrul primariilor sau S.P.C.L.E.P., pe baza graficului intocmit de S.P.C.J.E.P. sau, dupa caz, de D.G.E.P.M. Bucuresti - D.S.C., exercitand in acest sens urmatoarele atributii:
a) verifica realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, modul de eliberare si gestiunea certificatelor de stare civila, inscrierea mentiunilor si efectuarea comunicarilor prevazute de prezenta metodologie, atribuirea, gestionarea si inscrierea codurilor numerice personale;
b) verifica respectarea transmiterii in termen a comunicarilor nominale prevazute la art. 11 lit. e);
c) sesizeaza inspectoratul judetean de politie, respectiv Directia Generala de Politie a Municipiului Bucuresti, precum si D.E.P.A.B.D. cu privire la documentele de stare civila cu regim special pierdute ori furate si efectueaza verificarea administrativa, de fond, a gestiunii certificatelor de stare civila, in cazul disparitiei in alb a unor astfel de documente de la primarii;
d) participa la verificarile ce se efectueaza in situatiile prevazute la lit. c), in vederea stabilirii imprejurarilor in care a avut loc sustragerea;
e) propun consiliului local sau primarului masurile administrative ce se impun;
f) asigura respectarea normelor privind protectia datelor si informatiilor gestionate si dispun masuri de prevenire a scurgerii de informatii clasificate;
g) transmit lunar, pana la data de 5 a lunii urmatoare, la D.E.P.A.B.D. situatia indicatorilor specifici, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 7;
h) transmit semestrial la D.E.P.A.B.D. situatia casatoriilor mixte;
i) transmit semestrial la D.E.P.A.B.D. sinteza activitatii pe linie de stare civila.
(3) Constatarile rezultate in urma controlului si masurile necesare pentru indreptarea unor erori se consemneaza intr-un proces-verbal, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 8, intr-un registru special de control pe linie de stare civila.
(4) Structurile prevazute la alin. (1) au atributii privind:
a) constituirea fondului arhivistic prin evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea tuturor documentelor rezultate din activitatea curenta, conform dispozitiilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) efectuarea mentiunilor in actele de stare civila - exemplarul II, conform comunicarilor privind inregistrarea actelor si faptelor de stare civila; in lipsa comunicarilor privind modificarile intervenite ulterior, in statutul civil mentiunile se opereaza in baza informatiilor coroborate din arhivele proprii;
c) verificarea si pastrarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativa si formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi inaintate presedintelui consiliului judetean, respectiv primarului general al municipiului Bucuresti;
d) analizarea cererilor pentru acordarea dispensei de grad de rudenie si formularea propunerilor intemeiate pentru a fi inaintate presedintelui consiliului judetean/primarului general al municipiului Bucuresti, in vederea emiterii dispozitiei de aprobare sau respingere;
e) eliberarea, in mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial de pe actele de nastere, de casatorie si de deces ce le au in pastrare, la cererea autoritatilor publice prevazute la art. 27 alin. (1), in conditiile prevazute de lege, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare;
f) avizarea referatelor intocmite de catre S.P.C.L.E.P., prin structura de stare civila sau, in localitatile in care acestea nu sunt constituite, de ofiterul de stare civila din cadrul primariei, in cazul cererilor de transcriere, rectificare, reconstituire si intocmire ulterioara a actelor de stare civila;
g) asigurarea colaborarii si a schimbului permanent de informatii cu structurile similare din tara, precum si cu organele de politie, pentru clarificarea situatiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscuta;
h) solicitarea si atribuirea de coduri numerice personale pentru toate persoanele nascute anterior anului 1980, prin Biroul Judetean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenta Persoanelor, denumit in continuare B.J.A.B.D.E.P., respectiv Serviciul de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenta Persoanelor al Municipiului Bucuresti, in cazul persoanelor ale caror certificate de stare civila sunt transcrise;
i) eliminarea certificatelor de stare civila retrase si a celor anulate la completare de S.P.C.L.E.P. si primariile de pe raza de competenta, precum si a cotoarelor de certificate, la un an de la data eliberarii ultimului certificat; eliminarea se efectueaza de catre Comisia de selectionare, pe baza de proces-verbal.